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Sur cette page, vous trouverez des informations sur la manière de demander des rectifications rétroactives de factures. Ces rectifications comprennent, par exemple, des changements de noms de factures, d’adresses, de numéros de TVA, d’identifiants de clients ou de tarifs. Les rectifications de factures individuelles seront traitées au tarif de 75,00 EUR (+ TVA) par demande. Les demandes multiples pour le même client final seront traitées comme une seule demande.
Les frais administratifs seront appliqués à partir des factures de septembre 2024, couvrant les transactions financières à partir d’août 2024.
Qu’est-ce qu’une demande de rectification ?
Chez Last Mile Solutions, nous nous efforçons de soutenir nos clients le mieux possible. Grâce à la procédure de demande de rectification, nous pouvons aider nos clients à résoudre les erreurs de configuration et les erreurs de données personnelles. Veuillez noter qu’il existe une distinction claire entre ces deux processus : Les erreurs de configuration sont des erreurs dans l’ID du client (mauvais client attaché à l’actif) ou dans les tarifs. Les erreurs de données personnelles sont des fautes de frappe ou d’autres erreurs de nom, d’adresse ou de numéro de TVA dans les données du client.
Si l’identification du client sur la facture doit être modifiée, ou le tarif, veuillez demander une rectification pour l’identification du client et le tarif. Si une erreur s’est glissée dans les données du client (adresse/nom/numéro de TVA/référence), veuillez demander une rectification des données relatives à la TVA et à l’adresse.
Comment demander une rectification
- Pour faire une demande de rectification de facture, veuillez remplir le formulaire correspondant ci-dessous et l’envoyer à support@lastmilesolutions.com.
- Vous recevrez une confirmation lorsque la demande aura été traitée.
- Les frais administratifs seront facturés mensuellement sur une facture séparée.
Notez que les rectifications de noms de factures, d’adresses et de numéros de TVA ne seront traitées qu’en dehors de la période de facturation du 11 au 20 de chaque mois. N’oubliez pas non plus de ne pas modifier les données du client dans EVC-net tant que les ajustements de la facture n’ont pas été confirmés comme étant traités par Last Mile Solutions.
Notez que les rectifications concernant les identifiants des clients et les tarifs ne seront traitées qu’en dehors de la période de facturation, à savoir le 11 et le 20 de chaque mois. Toutefois, pour que votre demande soit traitée avant la prochaine facture, veuillez soumettre le fichier correct avant le 1er du mois. Les fichiers reçus après le 1er ne sont pas garantis d’être traités à temps pour la facture suivante.
Veuillez noter que le fait de marquer votre courriel comme « urgent » n’accélérera pas le traitement.
Vous trouverez ici les instructions et le formulaire de demande d’adaptation des identifiants clients et des tarifs.
Les instructions et le formulaire de demande d’ajustement du numéro de TVA du client et/ou des détails de l’adresse sont disponibles ici.
Que se passe-t-il après une demande de rectification ?
Veuillez noter que les factures ne seront réglées en interne que dans le cas d’une demande de rectification de la TVA et de l’adresse. Toutes les autres factures générées doivent être payées, sans exception. Les factures envoyées à un mauvais client ou avec un tarif incorrect ne peuvent pas être réglées en interne. Cela s’applique également aux factures générées en raison d’un transfert de frais de destinataire incorrect qui a reçu de l’argent à tort et à qui l’on demande maintenant de le rembourser.
Dans le cas d’un client mal facturé
Une fois la demande traitée, deux nouvelles factures sont générées. Le client initial recevra une facture contenant les transactions créditées qui rembourseront (partiellement) la facture initiale. Le nouveau client recevra une facture contenant une nouvelle version des transactions initiales. Les nouvelles factures ne seront pas réglées en interne.
*En cas d’opérations de facturation incorrectes du payeur, les montants payés de manière incorrecte seront remboursés sur les transactions initiales du payeur. En cas d’opérations de facturation incorrectes du récepteur, ce dernier devra restituer les sommes reçues par erreur
En cas de tarif incorrect
Une fois la demande traitée, les transactions de facturation du payeur et du receveur recevront une facture qui facturera* la différence et paiera** la différence. Les nouvelles factures ne seront pas réglées en interne.
*Si le tarif d’origine est supérieur au nouveau tarif, le récepteur des transactions initiales sera invité à rembourser la différence. Si le tarif d’origine est inférieur au nouveau tarif, le payeur des transactions de facturation initiales se verra facturer la différence.
**Si le tarif d’origine est supérieur au nouveau tarif, les transactions de frais du payeur d’origine recevront la différence. Si le tarif d’origine est inférieur au nouveau tarif, les transactions de frais du destinataire d’origine recevront la différence.
En cas de données client incorrectes
Une fois la demande traitée, le client recevra une note de crédit annulant la facture originale et une nouvelle facture de débit avec les données correctes.
La note de crédit sera réglée en interne.